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浅谈电子文件的档案化管理摘要:面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应。因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。关键词:电子文件;档案化管理一、引言近几年,电子信息技术飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门的许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。现有的计算机存储设备,容量虽然很大,但面对几何级数发展的电子文件,总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快,许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门若保留旧的设备和多种应用软件,在人力和物力上都是一种浪费。因此,电子文件归档工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别第一,电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由…………
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